Segítünk eligazodni a bürokratikus ügyintézés sűrűjében, megmutatjuk mire készüljön, mennyibe fog mindez kerülni és mi milyen terheket tudunk levenni a válláról. Amennyiben az Ön vállalkozása a 9/2016. (III. 25.) NGM rendelet alapján online pénztárgép általi nyugta adásra kötelezett, úgy Önnek üzlete megnyitása vagy a szolgáltatás megkezdése előtt gondoskodni kell online pénztárgép beszerzéséről.
Az ide vonatkozó rendelet alapján pénztárgépet kizárólag a vállalkozás részére megszemélyesítve szabad a felhasználónak átadni. Ez azt jelenti, hogy az online pénztárgépet úgy kell átvennie az értékesítőtől, hogy az már használatra kész legyen.
Mit is jelent ez pontosan?
A pénztárgép nyugtadásra alkalmas, a vállalkozás adatai szerepelnek a nyugta fejlécén, ÁFA gyűjtők programozva vannak, Önnek a gépet már csak el kell vinnie az üzemeltetési helyre és bedugni a tápegységet. Ennek első lépése, hogy Ön (vagy könyvelője) az ügyélkapun keresztül megigényelje a pénztárgép beüzemeléséhez szükséges kódot a PTGTAX_REG nyomtatványon. És itt nagyjából el is érkeztünk az első ponthoz, ahol a tapasztalatlan (vagy ezt a blogot nem olvasó) felhasználó elbukhat. Mert ebből a kódból bizony többfél is van, egészen pontosan kettő. És nem is véletlenül van belőle kettő, hanem azért, mert másra használhatóak és másra használandóak. A kódok „üzembehelyezési kód” és „átszemélyesítési kód” névre hallgatnak. Üzembehelyezési kóddal új gépet tudunk megszemélyesíteni míg átszemélyesítési kóddal használtat. Ezekből következik a beszerzés nulladik lépése, a tájékozódás. Új vagy használt gépet szeretnénk venni, esetleg bérelni.
Hogyan tájékozódjunk?
Nézzünk körbe a piacon milyen gépek elérhetőek, melyik gép specifikációi felelnek meg leginkább üzletünk profiljának, szükségleteinek. Érdemes végig gondolni hogyan szeretnénk használni, milyen funkciókra van mindenképpen szükségünk. Amennyiben hosszabb távon gondolkodunk – és miért ne tennénk, hiszen azért indítunk vállalkozást, mert bízunk a sikerében – ne csak az árcédula alapján válasszunk.
Egy nagyobb forgalmú üzletben fontos szempont a nyomtatás gyorsasága, a megbízhatóság, hiszen a pénztárgép lassúsága vagy esetleges meghibásodásai komoly veszteséget generálhat. Képzeljük csak el, hogy a hosszan kígyózó sorok miatt hány vásárló fog legközelebb másik üzletet választani! Kényelmünket és a praktikumot is szolgálják a csatlakoztatható perifériák, mint vonalkódolvasó, mérleg, PC. Kényelmünket azért, mert jelentősen egyszerűbb és gyorsabb vonalkódokat leolvasni, mint mindent egyesével beütni a gépbe és lássuk be a hibázás, félreütések száma is minimalizálható. Egy a pénztárgéphez csatlakoztatott kasszafiók jelentősen gyorsítja eladásainkat, rendszerezetten és biztonságban tarthatjuk benne bevételünket, az automatikus kasszanyitás pedig rendkívül kényelmessé teszi a használatot.
Praktikusnak pedig azért nevezhető, mert egy raktár kezelő programmal egyszerűen figyelemmel kísérhetjük a készleteink mozgását, mi az, amiből beszerzésre szorulunk. Szintén jól követhető, hogy mely termékek értékesítése nem megy olyan jól, ezeket elősegíthetjük akciókkal vagy egyszerű áthelyezéssel a bolton belül egy figyelemfelkeltőbb helyre. Amennyiben gyűjtőket vagy termékcsoportokat programozunk a gépre pontos statisztikáink lehetnek az általunk mérni kívánt időszakra az eladásainkról. Ehhez nincs is szükség különösebb extrára, csak egy átgondolt és megfelelően felprogramozott pénztárgépre.
Ha kiválasztottuk a számunkra legmegfelelőbb modellt kérjünk időpontot.
Ezzel leredukálhatjuk a beüzemelés és szerződéskötés egyébként egy órás ügyintézési idejét. Nem kell megvárjuk, míg a raktárból előkerül a kiválasztott gép, feltölt az Adóügyi Ellenőrző Egység akkuja annyira, hogy be lehessen üzemelni.
A beüzemeléshez szükséges a vállalkozás képviselője vagy meghatalmazottja, aláírási címpéldánya, személyi igazolványa, egyéni vállalkozó esetén a személyi és a vállalkozói igazolvány. Az iratok a mobilinternet szolgáltatójával megkötésre kerülő szerződéshez szükségesek. Ez a szolgáltatás minden egyes pénztárgéphez kötelezően kötendő, nem megkerülhető.
A pénztárgépek online fő funkcióját a bennük lévő Adóügyi Ellenőrző Egység (AEE) biztosítja, mely mobil internet hálózaton keresztül kommunikál a NAV szerverével, tölti fel az adatokat vagy tölti le az esetleges frissítéseket. A gépnek nincs szüksége WIFI-re sem semmilyen egyéb internet csatlakozásra. Ahhoz, hogy az adatkapcsolata biztosított legyen a megfelelő szolgáltatóval szerződést kell kössünk és az adatkapcsolat havidíját fizetnünk kell. Ez egy hatósági áras szolgáltatás, 1500 Ft +ÁFA díjjal kell számoljunk havi szinten.
Az iratok bemutatásán és a szerződés aláírásán túl Önnek egyéb teendője nincs, a szerződést mi juttatjuk el a szolgáltatónak. Az Ön egyetlen teendője ezután a díjak időben történő befizetése.
Pénztárgépet vásárolni és beüzemeltetni alapvetően nem bonyolult, de mit minden ez is rejt bürokratikus csapdákat. Ilyenek például egy pontatlanul kitöltött meghatalmazás, egy aláírásba lógó pecsét, vagy egy hiányzó szignó az egyik lap aljáról. Ezek elkerülhetőek körültekintéssel.
A legnagyobb buktatóval rögtön a vásárlási folyamat legelején szembesülünk, amikor megkérjük a kódunkat. Ekkor kell ugyanis meghatározzuk, hogy fix telephelyünk van-e, mozgóboltunk, változó telephelyünk. Ugyanis nem mindegy mi kerül a kódra. Miért? Mert mozgó telephelyre csak GPS-szel rendelkező hordozható készülék helyezhető üzembe. Ilyen üzletek, a mozgó büfék (food truck), taxik, mozgó lufiárusok, olyan vállalkozók, akik nem egy fix üzletben (épületben) értékesítenek. Szintén kizárólag hordozható készülékkel dolgozhatnak azok a vállalkozások, melyet állandó fix telephellyel nem rendelkeznek, csak alkalmilag folytatnak kiskereskedelmi tevékenységet vásárokon vagy fesztiválokon (kézműves termékek).
Az üzemeltetés módjának meghatározása után a pénztárgép beüzemelése utáni fontos kérdés az lesz, amely elhangzik a beüzemelő műszerész szájából: „milyen forgalmi gyűjtőket programozzunk a gépre?”, sokunk pedig már a kérdést sem érti. A 48/2013. (XI.15.) NGM rendelet 3. számú mellékletének C pontja kimondja, hogy a pénztárgépnek a tranzakciókat ÁFA-csoportonkénti, valamint termék- vagy szolgáltatáscsoportonként elkülönített regisztrációját kell biztosítania. Mit jelent ez? Hogy a pénztárgépbe beleütött tételek csoportosításra kerülnek a gyűjtők szerint minimum ÁFA tartalom szerint. Ehhez tudnunk kell, hogy vállalkozásunk milyen termékeket vagy szolgáltatásokat nyújt és ezek milyen ÁFA tartalommal értékesíthetőek. Például, ha van egy pékségünk, ahol árusítunk helyben készült pékárut és kávét, ami 5% ÁFA tartalommal értékesíthető és palackos üdítőt és nem ott készült szendvicset, ami 27%, akkor az alábbiak szerint dönthetünk:
Ha felvérteztük magunkat az elszántsággal és kitartással vállalkozásunk elindításához, átverekedtük magunkat a bürokratikus rendszer minden megkerülhetetlen bugyrán, rendelkezünk a megfelelő financiális háttérrel és már csak a pénztárgépünk beszerzése van hátra a fenti információk birtokában, akkor csak egyetlen teendőnk van: felkeresni a penztargepem.hu üzletét, ahol ügyünket szakértő kezek veszik át.
