Az elmúlt időszakban sajnos több olyan esettel is találkoztunk szervizünkben, mikor az új tulajdonos behozta használtan vásárolt online pénztárgépét átszemélyesítésre, majd menet közben sajnos felbukkantak rejtett hibák vagy hiányosságok, melyek jelentős költségekkel jártak a spórolni vágyó vevőnek, de olyan eset is előfordult, hogy teljes egészében meghiúsította a pénztárgép átszemélyesítését. Ezen esetek tanulságait igyekeztünk összegyűjteni, hogy ezzel tegyünk egyszerűbbé és átláthatóbbá mindenki számára a folyamatokat.
A használt termékek vásárlása, legyen szó bármiről is, nem az ördögtől való, de tény, hogy körültekintést igényel. Mi minden esetben azt javasoljuk, hogy szakértői támogatással fogjanak ilyen vállalkozásba ügyfeleink, hogy a később felmerülő váratlan költségektől megkíméljék magukat. Kérjék egy megbízható szerviz segítségét, vizsgáltassák át a gépet vásárlás előtt, mert utólag visszakövetelni a pénzüket sokkal nehezebb.
Garancia
Bármilyen termék vásárlása esetén fennáll a lehetőség, hogy a termék, vagy alkatrészei elromlanak, hiszen Murphy óta tudjuk, hogy ami elromolhat, az bizony el is romlik. Igaz lehet az előbbi megállapítás egy új termék esetében is és egy használt termék esetében is, a különbség a kettő között a garancia. Az online pénztárgépekre a forgalmazók többnyire egy év garanciát vállalnak, az ezen időszakon túl keletkezett hibák elhárítása a tulajdonos költségére lehetséges. Amennyiben az online pénztárgépre még érvényes a gyári garancia, úgy az átszemélyesítés előtt kiderülő rejtett hibák, vagy az átszemélyesítés közbeni problémák orvoslása nem a vásárló költségére történnekde ettől függetlenül a javítás időveszteséggel jár mely szintén okozhat bevétel kiesést, de legalább javítási költséget nem. Egy gyári garanciás – egyben fiatal gép – pontosan a fentiek miatt valószínűleg többe kerül, mint az egy évnél idősebb társai, de a kockázatainak minimalizálása érdekében talán megéri az extra anyagi ráfordítást.
Felülvizsgálat
Amennyiben egy online pénztárgép elmúlt egy éves (esetleg több), győződjünk meg róla, hogy a kötelező éves felülvizsgálata el volt-e végezve, valamint mikor esedékes a következő. Ez azért nagyon fontos, mert a felülvizsgálat díja 20-30 000 Ft között van ÁFA nélkül és amennyiben már túl vagyunk a 365 napon a beüzemelést követően, azt rögtön az átszemélyesítés után nekünk kell megcsináltatni, ami jelentős pluszköltséget terhel ránk. A felülvizsgálatról itt írtunk korábban, de összefoglalva, ami nagyon fontos, hogy a felülvizsgálat elvégzése kötelező, függetlenül attól, hogy a korábbi tulajdonos például nem használta a gépet hosszabb ideig vagy szüneteltetve volt. A jogszabály nem tesz különbséget. Ami szintén nagyon fontos, hogy a felülvizsgálatot az első üzembehelyezéstől, vagy az utolsó felülvizsgálattól számított 365 napon belül kell elvégezni. Ez azt jelenti, hogy az online pénztárgép átszemélyesítése nem módosítja ezt az időpontot, nem váltja ki a felülvizsgálatot. A felülvizsgálatokról és az eredeti üzembehelyezésről a pénztárgépnaplóból tájékozódhatunk. Ha az online pénztárgép felülvizsgálata már lejárt vagy a közeljövőben le fog, számolnunk kell ezzel a költséggel is, az átszemélyesítés és a gép árán felül, ezt mindenképpen vegyük figyelembe a vásárlás előtt.
Pénztárgép napló
Az átszemélyesítéshez- mint minden szerviztevékenységhez - szükség lesz a pénztárgép naplójára. A pénztárgép naplóját le kell zárnia a szerviznek, valamint az online pénztárgépből a benne tárolt adatokat ki kell írni, ezeket a korábbi tulajdonosnak 8 adóügyi évig meg kell őriznie, illetve egy esetleges ellenőrzés során be kell tudnia mutatni a NAV illetékeseinek. Emiatt azt szoktuk javasolni ügyfeleinknek, hogy ha van rá mód mind az eladó, mind a vásárló jelenjen meg a pénztárgép leadásakor a szervizben, célszerű akár magát, az adásvételt is ott lebonyolítani, így a szerviz segítségünkre lehet, ellenőrizheti a gép műszaki állapotát, a szükséges dokumentumok meglétét. Ezzel rengeteg későbbi telefonálgatástól és utánajárástól kímélhetjük meg magunkat. Ha együtt adjuk le az online pénztárépet átszemélyesítésre, mindkét fél nyugodtan tehet pontot a tranzakció végére, hiszen az eladó is biztosra veheti, hogy adataival nem élnek vissza, valamint, hogy minden számára szükséges dokumentumot visszakap idejében, az új tulajdonos pedig meggyőződhet, hogy minden szükséges dokumentum a rendelkezésre áll az átszemélyesítéshez.
Adatkapcsolat
Az online pénztárgépek átszemélyesítéséhez elengedhetetlen a NAV kapcsolat, ehhez pedig aktív adatkapcsolatra van szükség. Amennyiben az Eladónak tartozása áll fenn a szolgáltatóval szemben a szolgáltató megtagadja az adatkapcsolat biztosítását az átszemélyesítéshez, amíg a tartozás rendezésre nem kerül. Arról, hogy az Eladónak van-e fennálló tartozása mindenképpen győződjünk meg, mert, ha az Eladó az üzlet megkötése után sem rendezi a tartozását a megvásárolt online pénztárgép átszemélyesítése nem lesz lehetséges!
Fontos még, hogy az átszemélyesítés után a korábbi tulajdonos szerződését az adatkapcsolat szolgáltatójával fel tudjuk mondani, ehhez szükség van egy felmondási nyilatkozatra. Amennyiben ezzel nem rendelkezünk, az adatkapcsolathoz a szerződést nem tudjuk megkötni az új tulajdonos részére, így pedig a gép nem kiadható.
Az adatkapcsolat fennállásában kérjük szervizünk segítségét.
Naplófájlok feltöltése
Elengedhetetlen műszaki követelménye az átszemélyesítésnek, hogy az online pénztárgép képes legyen a naplófájlokat feltölteni a NAV szerverére. Ezt sajnos a vásárláskor nem látjuk a gépen, ehhez mindenképpen szervizes vizsgálat szükséges. Amennyiben az online pénztárgépről kiderül, hogy nem tölti fel a naplófájlokat megfelelően, akkor gyártói AEE javítás szükséges, mely jelentősen megemeli a várakozási időt a pénztárgép átvételére, a költségeinkről nem is beszélve. Azt javasoljuk vásárlás előtt nézessük át a pénztárgépet a jelenlegi szervizénél. A későbbiekben választhatunk az átszemélyesítéshez saját, nekünk szimpatikus másik céget, de az online pénztárgéphez a felügyeleti rendszerekben annak van hozzáférése, akinél a szervizjog van. A szervizjog átkérhető, ha már megvásároltuk a gépet, de a vásárlás előtt csak az aktuális szerviznek van hozzáférése a géphez.
Megfelelő szoftververzió
Az online pénztárgépek átszemélyesítésének feltétele a megfelelő szoftververzió megléte a gépen. A szoftverfrissítéseket a NAV küldi az online gépekre. Amennyiben a gép a frissítés megküldése óta nem volt bekapcsolva, valamilyen okból nem volt adatkapcsolata, vagy a letöltés a gépre nem volt sikeres előfordulhat, hogy a megvásárolni kívánt pénztárgép nem rendelkezik a legfrissebb szoftververzióval. Arról, hogy a pénztárgépen milyen szoftververzió fut egy gyári teszt nyomtatásával győződhetünk meg, a gép típusának megfelelő aktuális szoftververzióról szervizünknél tájékozódhatunk. A szoftverfrissítések kiküldéséhez forgalmazói elvárás a felülvizsgálatok és azon belül a felülvizsgálati csomagok (matricák) megvásárlása.
Amennyiben gépünk megfelel a fent leírtaknak a következő lépés a használt pénztárgép átszemélyesítése. Ehhez először is kell találjunk (amennyiben még nincs egy számunkra megbízható) szervizt, ahol néhány óra vagy néhány nap alatt elvégzik az online pénztárgép átszemélyesítését. Az átszemélyesítéshez az alábbi dokumentumok szükségesek:
- szervizváltási nyilatkozat – amennyiben az általunk választott szerviz nem azonos a megvásárolt használt pénztárgép korábbi szervizével
- adásvételi szerződés vagy számla a használt gépről
- pénztárgép napló
- a korábbi tulajdonos felmondási nyilatkozata az adatkapcsolati szolgáltató felé
- aláírási címpéldány cég(ek) esetén mind az eladó mind a vásárló részéről
- átszemélyesítési kód (fontos, hogy átszemélyesítési kód legyen és ne üzembehelyezési)
Az átszemélyesítés folyamata
Az online pénztárgép átszemélyesítését az adott pénztárgépről kell kezdeményezni. Elsőként a korábbi üzemeltető naplófájljai kerülnek kiírásra a pénztárgépből, melyet a korábbi üzemeltetőnek 8 adóügyi évig meg kell őriznie. A pénztárgép új üzemeltető részére való megszemélyesítése az átszemélyesítési kód beadásával történik. Ezzel egyúttal a NAV is értesül a változásról, így ezzel kapcsolatos további bejelentési kötelezettsége egyik félnek sincs. A régi napló lezárását követően egy új naplót tölt ki a műszerész az új tulajdonos részére, melyet fel kell venni a szigorú számadású bizonylatok közé. A korábbi tulajdonos adatkapcsolati szerződésének felmondása és az új tulajdonos szerződésének megkötése után az online pénztárgép elvihető és használható az üzemeltetési helyén.
A fentiek alapján elmondható, hogy egy használt online pénztárgép megvásárlása és átszemélyesítése körültekintést és hozzáértést kíván, kérjen hozzá bátran segítséget kollégáinktól. Egy megbízható, jogkövető szerviz szakértő közreműködése sok későbbi bosszúságtól és költségtől kímélheti meg vállalkozásunkat.
Amennyiben további kérdése merül fel forduljon hozzánk bizalommal elérhetőségink egyikén vagy keresse fel szaküzletünket!
