Miért éppen én?
Az ellenőrzés előtt a NAV az online pénztárgépekből érkező forgalmi és bevételi adatokat elemzi. Gondoljunk csak bele, online gépünk segítségével már előre ki tudják szűrni az esetleges szabálytalanságokat, hiszen minden szükséges információval rendelkeznek. Felkeltheti az érdeklődést, ha egy strand három büféjéből egynek jelentősen alacsonyabb a regisztrált forgalma a többiekénél, illetve megemlíthetjük a klasszikus célpontokat, mint lángossütők, piacok üzletei, szálláshelyek, éttermek, cukrászdák, illetve a kiskereskedelmi egységek.
A NAV tájékoztatása alapján a az online pénztárgép használók által leggyakrabban elkövetett vétség a nyugtaadás elmulasztása. Ilyen esetben a vásárló kifizeti a vételárat, de vásárlásáról nem kap nyugtát. Ezt a kassza tartalma is megerősíti, mely ilyen esteben jóval több, mint a pénztárgépben rögzített összeg.
Ha már egyszer felkeltettük a NAV érdeklődését számíthatunk további ellenőrzésekre is, mint a munkavállalók munkaviszonyának ellenőrzése, vagy, hogy eleget tettünk-e a szolgáltatók turizmus-fejlesztési hozzájárulásának megfizetési kötelezettségének vagy az étel-ital automaták regisztrációjának.
A mulasztók valós adókötelezettségét a NAV állapítja meg utólag kollégáik helyszíni tapasztalatai alapján.
A szabályszegők mulasztási bírságra és üzletbezárásra számíthatnak
Amennyiben pénztárgéppel összefüggő szabályok betartásának mulasztását tárja fel a NAV, úgy - az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény értelmében- az eset körülményeit mérlegelve dönt a mulasztási bírság kiszabásáról vagy mellőzéséről. A bírság mértéke természetes személy esetében elérheti az ötszázezer forintot, nem természetes személy pedig akár az egymillió forintot is. A mulasztási bírság mellett már az első alkalommal is számolnia kell a mulasztónak a tevékenysége célját szolgáló helyiség lezárására 12 nyilvántartási napra. Ismételt mulasztás esetén ez a szankció kötelező érvényű, a NAV-nak mérlegelési lehetősége nincs.
Mindezek alapján a bírság és az esetleges bevétel kiesés jelentős terhét segítünk elkerülni cikkünkkel, melyben a NAV által feltárt leggyakoribb hiányosságokat járjuk körül, ezzel segítve a vonatkozó jogszabályok betartását.
Nézzük a NAV által összeállított nyolc pontot:
- Az értékesítésről minden esetben bizonylatot kell kiállítani
Egy termék értékesítésekor vagy szolgálttás nyújtásakor minden esetben bizonylatot kell kiállítani és azt át kell adni a vásárlónak. A bizonylat lehet számla (amelynek tartalmaznia kell a vásárló nevét és címét) vagy nyugta. A pénztárgép használatra kötelezettek kizárólag pénztárgéppel állíthatnak ki nyugtát.
Nyugtát minden esetben ki kell állítani, akkor is ha a vevő nem tart rá igényt, bármilyen kis összegű a vásárlás vagy bármennyire is siet a vásárló.
A nyugta adást a NAV ellenőrzi és elmulasztását szigorúan bünteti.
- Az értékesítésről vagy nyugtát vagy számlát kell kiállítani
Amennyiben a vásárló számlát („áfás számlát”) kér, akkor nyugtát már nem kell kiállítani, de nem tilos. Ez azért fontos, mert amennyiben számlát állítunk ki a készpénzfizetésről, azt vagy regisztrálnunk kell a pénztárgépben, vagy külön kasszában kell gyűjtsük. Miért? Mert a pénztároló eszköz (kassza) a pénztárgéphez tartozik és annak tartalmának minden esetben meg kell egyeznie a pénztárgépben regisztrált összeggel.
A kiállított számlák ellenértékét gyűjthetjük külön kasszában, de ezzel csak a saját adminisztrációs terheinket növeljük, a hibázási lehetőségekről nem is beszélve.
A számla ellenében átvett összeget, ha a pénztárgép kasszájába tesszük be (ahová minden más értékesítést is) azt mindenképpen regisztrálnunk kell a pénztárgépen. Ezt megtehetjük egy befizetési bizonylattal, melyet a PÉNZ BE gombbal tehetünk meg, vagy beüthetjük értékesítésként is. Ami nagyon fontos az utóbbi esetben, ha nyugta és számla is készül egy értékesítésről az ügyfél részére csak a számla adható át, a nyugtát ilyen esetben tűzzük a számlának azon példányához, amelyet megtartunk.
Mi, a penztargepem.hu munkatársai azt javasoljuk, hogy a számlás értékesítésről is állítsunk ki nyugtát, melyet az ügyfél részére nem adunk át. Így a pénztárgépből kinyerhető minden forgalmi adat, nem szükséges a pénztárgép és a számlák forgalmát külön figyelni, egyszerűbb a könyvelőnek is az ÁFA bevallásakor és nekünk is, hiszen bármikor lekérhetjük a forgalmi adatainkat a gépből.
- Minden pénzmozgásról bizonylatot kell kiállítani
Nyitott napnál a kasszában lévő pénzkészletnek minden pillanatban meg kell egyezzen azzal, ami a pénztárgépben rögzítve van. Ez azt jelenti, hogy ha kiveszünk pénzt a kasszából áruvásárlásra, fölözünk, rezsit fizetünk vagy bármilyen egyéb okból, azt a pénztárgépben rögzíteni kell a PÉNZ KI funkcióval. Ugyanez a teendőnk, ha beteszünk pénzt, természetesen a PÉNZ BE funkcióval. Így nem csak a kasszánk fog stimmelni egy esetleges ellenőrzéskor, de a saját magunk számára is egyszerűbbé tesszük az elszámolást és az önellenőrzést.
- Az AP számnak jól láthatónak kell lennie
Minden pénztárgépen rajta van az AP száma, ez a pénztárgép egyedi azonosítója. A legtöbb pénztárgép esetében az AP számot a vevő kijelző mellett találjuk meg. Ez leegyszerűsíti a dolgunkat, mert a pénztárgépet úgy kell elhelyezni, hogy mindkettő jól látható legyen. Ilyen esetben, ha a kiszolgáló pulton helyezzük el úgy, hogy az ügyfél lássa a problémát már meg is oldottuk. Amennyiben erre nincs lehetőség, vagy a matrica már lekopott, az AP számot nyomtassuk ki, minél nagyobb betűkkel és helyezzük el a pénztárgép közelében egy olyan helyen, ahol még véletlenül sem fordulhat elő, hogy nem veszi észre az, aki keresi. A szabály szerint a pénztárgéphez egyértelműen köthető és jól látható helyre kell tenni. Ne a hátunk mögötti parafa táblára tűzzük fel az ott lévő száz papír mellé százegyediknek, ne a bejárati ajtóra helyezzük el, kerüljük el azt a helyzetet, hogy a revizor azt mondja, ő bizony nem látta.
Ez egy egyszerűen teljesíthető elvárás, ne kockáztassunk egy büntetést.
- A pénztárgépnaplónak mindig a helyszínen kell lennie
Ne kövessük el azt a hibát, hogy amikor a pénztárgépnaplót kérik tőlünk, mi visszakérdezünk, hogy az mi. A pénztárgépnaplót a pénztárgéppel együtt kapjuk meg beüzemeléskor, fel kell venni a szigorú számadású bizonylatok közé, tartalmazza a pénztárgép adatait, beüzemelést, szerviztevékenységeket, felülvizsgálatokat. Ennek mindig az üzemeltetési helyen kell lennie.
A gépünk meghibásodásakor a pénztárgépet a naplójával együtt kell elvigyük a szervizbe, ahol a szerviz bejegyzi a naplóba a javítás, beállításmódosítás, vagy az átvétel tényét, de a pénztágépnaplót ilyen esetben is vissza kell kapjuk és az üzemeltetési helyen kell tartsuk a javítás ideje alatt. Ilyenkor kézi nyugtát kell kiállítsunk és a pénztárgépünk naplójával tudjuk igazolni egy esetleges ellenőrzés során, hogy miért egy cserepénztárpéppel vagy kézinyugtával teszünk eleget a kötelezettségünknek. Kézi nyugtát akkor kell és csak akkor lehet adni, ha a pénztárgépünk elromlott és a pénztárgépnaplóba a meghibásodások közé ezt bejegyeztük!
- Az adatkapcsolat fenntartásáról gondoskodunk kell
Az online pénztárgép attól online, hogy a benne lévő SIM kártya mobiladat kapcsolatot biztosít számára a NAV szerverrel történő kommunikációhoz. A gép nem kommunikál WIFI-n vagy bármilyen egyéb hálózaton.
Magyarul, ahhoz, hogy a NAV az online pénztárgépünk adatait megkapja az üzembehelyezéskor az üzemeltetőnek szerződést kell kötnie valamelyik szolgáltatóval. Ebben az esetben a szolgáltató előre meghatározott, így nem választhatunk, de a szolgáltatás árát a hatóság határozza meg, így ugyanannyit fizetünk minden szolgáltatónál.
Amennyiben az adatkapcsolat az üzemeltető hibájából szünetel, akkor az üzemeltető büntethető a meghiúsult adatszolgáltatás miatt.
Mi okozhat problémát? A leggyakoribb ok a díjtartozás. Mint minden szolgáltatásért, ezért is fizetni kell, méghozzá meghatározott határideig, amennyiben ezt nem tesszük meg a szolgáltató a szolgáltatást szünetelteti.
Szintén okozhat problémát a térerő. Szuterén vagy pincehelységekben illetve mobil térerővel kevéssé ellátott helyeken javasolt a külső antenna használata.
Honnan tudjuk, hogy gépünk kommunikál-e? Online pénztárgépünk három darab visszajelző LED-del van ellátva, melyből egy NAV kommunikáció visszajelzésére szolgál, ezt érdemes figyelni. a villogó LED arra utal, hogy gépünk utolsó kommunikációs kísérlete nem volt sikeres, ami még önmagában nem probléma. Amennyiben a LED a későbbiekben is kizárólag villog (sosem látjuk kialudni vagy folyamatosan világítani) érdemes telefonon felkeresni szervizünket. A pénztárgépek felügyleti rendszerében a szerviz munkatársai egyszerűen ellenőrizni tudjuk, hogy az adott gép mikor kommunikált utoljára. Előfordulhat, hogy nincs gond a kommunikációval, csak mindig olyankor történik amikor nem látjuk, de előfordulhat, hogy beavatkozásra van szükség.
- Az éves felülvizsgálat elvégeztetése kötelező
Az online pénztárgépeket a beüzemeléstől vagy az utolsó éves felülvizsgálattól számított 365 napon belül felül kell vizsgálni. A kötelezettsége az üzemeltetőnek akkor is fennáll, ha a pénztárgép szüneteltetve van, kicsi a forgalom rajta, vagy a felülvizsgálat határidejekor éppen nincs használva. Sajnos a határidőtől eltérni nem lehet és mivel a gép online is elküldi a NAV részére a felülvizsgálat elvégeztének illetve elmulasztásának tényét, így nagyon könnyen szemet szúr a hatóságoknak, ha nem végeztetjük el vagy akár csak késve tettük ezt meg. Ezekért akár visszamenőleg is kiszabható mulasztási bírság.
Az NMG 9/2016 (III.25.) rendelet 48. § szerint a pénztárgép szervizes és szoftveres felülvizsgálata is szükséges, melynek elvégeztéről egy adatlapot illetve egy tanúsítványt kapunk, melyet a naplóban kell őrizzünk. A pénztárgép felülvizsgálatának tényét a műszerész a naplóba bejegyzi, valamint a gépre egy a felülvizsgálat elvégzését igazoló hologramos matrica kerül. A NAV felé a szerviz jelenti a felülvizsgálatot az erre szolgáló nyomtatványon, ezzel üzemeltetőként teendő nincsen.
- Az online pénztárgépben lévő adatok kiolvashatóak
A pénztárgép által a NAV részére elküldött adatok a pénztárgépen is rendelkezésre állnak és ezek kiolvashatóak a pénztárgépből. A naplóállományok minden értékesítési és műszaki adatot tartalmaznak, egy erre felkészített programmal rendezhetőek, így akár az ügyvitelünket is segítheti.
A fentiek betartásával gondoskodhatunk vállalkozásunk szabályos működéséről, illetve elkerülhetjük egy esetleges NAV ellenőrzéskor a kellemetlenségeket.
